Применение автоматизированной информационной системы в Детской школе искусств имени И.Ф. Стравинского г. Москвы

От редакции

Знакомим читателей с многолетним опытом применения автоматизированной информационной системы, разработанной в Детской школе искусств имени И. Ф. Стравинского. О достоинствах, преимуществах и проблемах созданной системы статья директора школы Натальи Михайловны Карташевой

Наталья Михайловна КАРТАШЕВА

директор Государственного бюджетного учреждения дополнительного образования города Москвы «Детская школа искусств имени И.Ф.#nbspСтравинского»

Применение автоматизированной информационной системы в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская школа искусств имени И.Ф.#nbspСтравинского»

Развитие и применение информационно-коммуникационных технологий является сегодня одним из основных условий жизнедеятельности любой организации. Информационно-коммуникационные технологии активно внедряются в повседневную жизнь граждан, государственных и муниципальных организаций, экономических институтов, в систему государственного управления.

Применение различных электронных автоматизированных систем становится нормой и необходимостью, основой обеспечения функционирования образовательного учреждения.

В настоящий момент многие общеобразовательные учреждения в разных форматах, масштабах и применяемых технологиях используют электронные сервисы. Сегодня практически во всех типах и видах образовательных организаций широко применяются и технологии дистанционного обучения.

При этом особенности учебных планов детских школ искусств, которые заключаются в допустимой вариативности применения федеральных государственных требований, сочетании индивидуальных, групповых и мелкогрупповых занятий, их различной продолжительности, наличия в учебных планах часов, предусмотренных на консультации определяют сложность создания скоординированной системы управления и организации всех этапов реализации образовательных программ.

Само разнообразие образовательных программ и учебных планов повлекло за собой увеличение объема общей информации, учебной и методической документации, применяемых в процессе организации образовательного процесса, а также усложнение коммуникативных функций между участниками образовательных отношений.

Ориентируясь на современные тенденции информатизации в обществе, учитывая правовые изменения в осуществлении образовательной деятельности, усложняющие содержание и структуру образовательного процесса, Государственное бюджетное учреждение дополнительного образования города Москвы «Детская школа искусств имени И.Ф. Стравинского» стала примером внедрения и использования автоматизированной информационной системы, применив одну из инновационных форм, разработанную в целях эффективного решения проблем управления всеми видами деятельности детской школы искусств.

Работа над программой «АИС Школа искусств» (далее АИС) выполнялось поэтапно командой администрации школы вместе с программистом школы, являющимся ее сотрудником.

Основной целью создания и использования АИС является:

повышение качества и доступности информации, необходимой в организации образовательного процесса;

увеличение эффективности коммуникативного взаимодействия участников образовательных отношений;

создание технологии оптимальной обработки больших объемов информации;

осуществление максимально возможного перехода к электронному документообороту.

Созданная на основе технологии php-фреймворка Yii2 система управления позволила расширить возможности реализации программного продукта АИС, продемонстрировала универсальность, способствующую систематизации организационного и учебно-воспитательного процесса учреждения. Создана информационная база сотрудников, учащихся, актуальных учебных планов дополнительных предпрофессиональных и общеразвивающих программ. Стали технологичными процессы составления расписания, учебной нагрузки и ведения табеля учета рабочего времени педагогических работников.

Применение автоматизированной информационной системы явилось благоприятным фактором отказа от необходимости ведения большого количества учебной, методической и иной документации в бумажном виде сотрудниками школы, позволило перенаправить ресурсы на эффективное обеспечение и повышение качества образовательного процесса, качества предоставляемых услуг, упрощение коммуникативных функций участников образовательных отношений.

Все данные хранятся на защищенном сервере учреждения. Функции АИС реализуются в личном кабинете по типам пользователей и позволяют просматривать, осуществлять ввод и редактировать необходимую информацию. Кроме того, предусмотрен обмен данными между пользователями, позволяющий:

обмениваться сообщениями;

осуществлять запросы;

согласовывать и утверждать документы.

Принцип обмена данными между типами пользователей представлен на Рисунке 1:

Среди основных преимуществ использования автоматизированной информационной системы следует выделить следующие:

доступность – любой зарегистрированный пользователь имеет возможность пользоваться функциями автоматизированной информационной системы с любого устройства, в том числе мобильного, имеющего доступ в сеть Интернет;

информативность – заключается в эффективном доступе пользователя к необходимой информации в определенный момент. Актуальная информация адресно направляется установленной категории пользователей по электронной почте либо любым другим способом коммуникации;

структурированность – информация полностью распределена по разделам, тем самым облегчен доступ пользователя к необходимой информации в определенный момент. Организация личного кабинета для установленной категории пользователей направлена на получение доступа к просмотру необходимой информации, к функциям редактирования информации и обмена информацией между пользователями;

гибкость – преимущество использования автоматизированной информационной системы в сравнении с ведением документации в бумажном виде. Пользователь имеет возможность скорректировать и обновить информацию, которая становится практически моментально доступной и актуальной в отличие от вновь создаваемых документов, требующих печати и публикации в бумажном виде либо замене действующего документа.

Выявленные преимущества АИС подчеркивают достаточно широкие возможности функционала для пользователей, которые представлены в Таблице 1.

Структура и доступность функций АИС

Наряду с преимуществами использования «АИС Школа искусств» выявлены основные причины недостатков и проблем в использовании, а именно:

несовершенство – функции автоматизированной информационной системы на практике должны оперативно корректироваться, обновляться, совершенствоваться. При возникновении возможных ошибок пользователь не может самостоятельно решить проблему и вынужден обращаться за помощью к специалисту, осуществляющему техническую поддержку. Это является основным недостатком для оперативного решения определенных задач;

нестабильность системы – характеризуется риском потери данных. При обновлении функционала на начальном этапе или внесения изменений системным администратором были зафиксированы факты потери некоторой информации, которая в дальнейшем может повлиять на объективность данных учебного процесса, а также на ошибки в финансовых документах – система требует проверки и донастройки;

необходимость в специальном отделе обусловлена в организации эффективной технической поддержки, обеспечении оптимальной разработки, обновления функционала;

особенности программного обновления – при появлении новых возможностей и функций в АИС возникают затруднения пользователей в их применении;

доступ к сети Интернет – с одной стороны является преимуществом, с другой – недостатком, так как пользователь не может быть застрахован от сбоев в доступе к сети Интернет в определенный момент времени, например, когда требуется оперативно ввести информацию, либо получить доступ к необходимой информации.

Кроме того, созданная в 2009 году автоматизированная информационная систем финансово, технически, методически обеспечивается исключительно силами самой школы, без поддержки учредителя.

Проведенный анализ показывает, что в настоящее время не сформирован единый системный подход в использовании детскими школами искусств автоматизированных информационных систем. Разработка таких систем является трудоемкой, финансово затратной, требует объединения профессиональных сообществ, IT-технологий – с одной стороны, и профессионалов-практиков, обеспечивающих образовательный процесс, – с другой. Далеко не каждое образовательное учреждение может иметь достаточные финансовые и кадровые ресурсы для разработки автоматизированной информационной системы. В данном случае возникает необходимость в централизованном решении на региональном (федеральном) уровне.

В качестве эффективного управленческого решения может стать создание централизованных стандартных матриц, касающихся возможности ведения единого реестра участников образовательных отношений по персоналиям, формирования единой статистической и аналитической отчетности, оценки качества деятельности учреждений, стандартизации в организации делопроизводства, учебных планов, дизайна образовательных программ, повышения эффективности коммуникативных функций между учредителем и учреждением, а также между учреждениями.

Внешние коммуникативные функции представлены на Рисунке 2.

Средствами коммуникации между Департаментом культуры города Москвы и подведомственными детскими школами искусств являются такие сервисы, как система «Электронный документооборот Правительства Москвы», личный кабинет на портале «mos.ru», информационно–аналитическая система «БАРС.Web-Своды», информационно-аналитическая система Парус «Сведение отчетности», Государственная информационная система «Единая почтовая система Правительства Москвы» с индивидуальными особенностями интерфейса, ввода и обмена информации. При этом затрачивается значительное количество рабочего времени специалистов, заполняющих необходимые формы отчетности либо выполняющие операции в электронном документообороте.

Пользование единой информационной системой позволит эффективнее выстроить обмен информацией между учредителем и организациями и обеспечит:

снижение трудовых затрат при заполнении и отправке отчетов организациями учредителю;

надежность и увеличение качества достоверности информации, направляемой организациями учредителю;

экономическую эффективность при возможности пользования одной, но не несколькими программными продуктами;

техническую возможность интеграции при необходимости обмена данными между сторонними сервисами.

Созданная и действующая «АИС Школа искусств» направлена на повышение качества предоставляемых услуг, упрощение коммуникативных функций участников образовательного процесса, оправдывает на практике эффективность организационной и информационной систем ГБУДО г. Москвы «ДШИ им. И.Ф. Стравинского».

Вместе с тем, необходимым условием для более эффективного и широкого применения автоматизированной информационной системы как одного из актуальных и перспективных средств воплощения современных информационных технологий в детских школах искусств является командная работа специалистов, преемственность и взаимозаменяемость членов команды разработчиков и пользователей со стороны организаций, системный подход в развитии информационных технологий отрасли.

При несомненных достоинствах автоматизированной информационной системы и выявленных недостатках использования на практике необходимо отметить, что централизованная организация разработки, подготовки к внедрению, финансовая и методическая поддержка автоматизированной информационной системы в детских школах искусств на федеральном и региональном уровнях в перспективе могло бы стать эффективным инструментом для наращивания потенциала детских школ искусств, повышения качества образования, объединения детских школ искусств в единую образовательную систему.